Farma · Eventos virtuales · Enterprise SaaS · B2B · 2022

MÁS DE 100 EVENTOS HOSPEDADOS PARA 4 MARCAS FARMACÉUTICAS EN UNA PLATAFORMA QUE DISEÑAMOS DESDE CERO: FLUJOS, ARQUITECTURA Y UI COMPLETA

Resultados reales

+100 eventos hospedados en la plataforma: webinars, educación online y paneles de discusión para 4 marcas de productos farmacéuticos
6 escenarios de flujo de usuario diseñados y documentados: visitante no registrado, usuario registrado, viewer de eventos futuros, viewer de eventos pasados y más
4 roles de usuario con experiencias diferenciadas: Registrant, Speaker, Moderator y Organizer, cada uno con permisos, flujos y pantallas propias

Diseñamos la arquitectura de información completa del panel de administración: gestión de marcas, creación de eventos, gestión de usuarios y reportes. Una estructura enterprise que le permitió a las compañías farmacéuticas operar de forma autónoma

La plataforma de asistentes (WebinARE) soporta múltiples idiomas y tres tipos de evento simultáneos (webinars, educación online y paneles de discusión), con sistema de registro configurable (simple o complejo) según los requisitos regulatorios de cada marca farmacéutica

Rol UX Designer · Product Designer
Industria Eventos · Plataformas Digitales
Entregables User personas, user journeys, flujos, mockups, pantallas finales
Herramientas Figma
Año 2022

VES (Virtual Event Services) es una plataforma enterprise para la industria farmacéutica: permite a compañías como las que comercializan FeraMAX, RepaGyn o Tibella crear, gestionar y transmitir eventos médicos virtuales (webinars, educación online y paneles de discusión) a profesionales de salud en cualquier país e idioma. Con más de 100 eventos hospedados para 4 marcas de productos farmacéuticos distintas, la escala del proyecto fue real desde el primer sprint.

Durante 6 meses diseñamos el sistema completo en dos capas: la experiencia del asistente (la plataforma WebinARE, con registro configurable, soporte multilingüe y visualización de eventos en vivo y bajo demanda) y el panel de administración (donde la compañía farmacéutica gestiona sus marcas, crea y publica eventos, aprueba usuarios y accede a reportes de asistencia). Documentamos 6 escenarios de flujo de usuario, diseñamos 4 roles con experiencias diferenciadas (Registrant, Speaker, Moderator y Organizer) y construimos la arquitectura de información completa del dashboard. Cada decisión de diseño operó dentro de las restricciones reales de la industria farmacéutica: contenido regulado, verificación de identidad de asistentes y requisitos de reporte de asistencia.

VES Virtual Event Services, plataforma de eventos virtuales para industria farmacéutica

Objetivos del proyecto

  • Diseñar un sistema multi-marca desde cero: la plataforma tenía que soportar múltiples compañías farmacéuticas con marcas distintas (FeraMAX, RepaGyn, Tibella), cada una con su identidad, sus eventos y sus usuarios, dentro de una arquitectura administrativa unificada
  • Mapear y resolver 6 escenarios de usuario distintos: desde el visitante no registrado que quiere entrar a un evento en vivo hasta el viewer registrado que regresa a ver un evento pasado, cada uno con su exploración, registro y experiencia de consumo propios
  • Construir la arquitectura del panel de administración enterprise: el dashboard del moderador/organizador tenía que cubrir gestión de marcas, creación de eventos, manejo de usuarios con aprobación, reportes por tipo y período, herramientas de engagement (chat, Q&A, polls, surveys) e integraciones con plataformas de pago
  • Cumplir con los requisitos regulatorios de la industria farma: los eventos médicos tienen reglas estrictas sobre quién puede asistir, cómo se verifica la identidad y qué datos de asistencia deben reportarse. El diseño del sistema de registro (simple y complejo) tenía que contemplar ambos modos sin romper la experiencia del usuario

Proceso de diseño

Vista general de la plataforma Virtual Event Services
Vista del sistema completo: los cuatro componentes tenían que funcionar como un flujo continuo. El asistente llega a la landing, se registra, accede y ve el evento sin fricciones
User personas de VES: profesional de salud y organizador farmacéutico
User personas: el profesional de salud con tiempo limitado y la compañía farmacéutica que necesita autonomía operativa: puntos de partida opuestos que definieron todo el sistema
Herramienta de creación y administración de eventos farmacéuticos
Herramienta de creación de eventos: diseñada para que la compañía farmacéutica configure su evento de forma autónoma, con landing personalizada, gestión de registros y publicación sin soporte técnico
Plataforma de visualización de eventos en vivo para profesionales de salud
Plataforma de visualización en vivo: la experiencia central del asistente. Acceso al evento, contenido en tiempo real y navegación sin distracciones para un profesional de salud con poco tiempo
Flujo de registro de asistentes a eventos farmacéuticos virtuales
Flujo de registro: cada campo y cada paso diseñado para minimizar el abandono. Un médico que no puede registrarse en 2 minutos no va a intentarlo de nuevo
Pantallas finales del sistema VES listas para desarrollo
Pantallas finales: entregables del proyecto tras 6 meses. El sistema completo documentado y listo para que el equipo de desarrollo lo implementara sin reinterpretaciones
Cupos limitados este trimestre

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